Построение диаграмм
Построение графика функции
В MS Office Excel можно построить график функции. Эта функция специфическая, поэтому данный материал предлагается для дополнительного изучения.Рассмотрим следующий пример.
Пример 1
Дана функция
, нужно построить ее график на промежутке [-5;5] с шагом равным 1.Создание таблицы
Создадим таблицу, первый столбец назовем переменная x (ячейка А1), второй — переменная y (ячейка В1). Для удобства в ячейку В1 запишем саму функцию, чтобы было понятно, какой график будем строить. Введем значения -5, -4 в ячейки А2 и А3 соответственно, выделим обе ячейки и скопируем вниз. Получим последовательность от -5 до 5 с шагом 1.
Вычисление значений функции
Нужно вычислить значения функции в данных точках. Для этого в ячейке В2 создадим формулу, соответствующую заданной функции, только вместо x будем вводить значение переменной х, находящееся в ячейке слева (-5).
Важно:
Для возведения в степень используется знак ^, который можно получить с помощью комбинации клавиш Shift+6 на английской раскладке клавиатуры.
Обязательно между коэффициентами и переменной нужно ставить знак умножения * (Shift+8).
Ввод формулы завершаем нажатием клавиши Enter. Мы получим значение функции в точке x=-5. Скопируем полученную формулу вниз.
Мы получили последовательность значений функции в точках на промежутке [-5;5] с шагом 1.
Построение графика
Выделим диапазон значений переменной x и функции y. Перейдем на вкладку Вставка и в группе Диаграммы выберем Точечная (можно выбрать любую из точечных диаграмм, но лучше использовать вид с гладкими кривыми).
Мы получили график данной функции. Используя вкладки Конструктор, Макет, Формат, можно изменить параметры графика.
Пример 2
Даны функции
и y=50x+2. Нужно построить графики этих функций в одной системе координат.Создание таблицы и вычисление значений функций
Таблицу для первой функции мы уже построили, добавим третий столбец — значения функции y=50x+2 на том же промежутке [-5;5]. Заполняем значения этой функции. Для этого в ячейку C2 вводим формулу, соответствующую функции, только вместо x берем значение -5, т.е. ячейку А2. Копируем формулу вниз.
Мы получили таблицу значений переменной х и обеих функций в этих точках.
Построение графиков
Для построения графиков выделяем значения трёх столбцов, на вкладке Вставка в группе Диаграммы выбираем Точечная.
Мы получили графики функций в одной системе координат. Используя вкладки Конструктор, Макет, Формат, можно изменить параметры графиков.
Последний пример удобно использовать, если нужно найти точки пересечения функций с помощью графиков. При этом можно изменить значения переменной x, выбрать другой промежуток или взять другой шаг (меньше или больше, чем 1). При этом столбцы В и С менять не нужно, диаграмму тоже. Все изменения произойдут сразу же после ввода других значений переменной x. Такая таблица является динамической.
Спарклайны
Минидиаграммы в ячейках таблицы ExcelСпарклайны
Спарклайны можно создавать в Excel 2010 и более поздних версиях.
Рассмотрим пример. Дана таблица результатов ЕГЭ по нескольким предметам за разные учебные годы.
Создавать большие диаграммы по всем предметам не очень удобно, поэтому построим небольшие диаграммы в ячейках столбца Динамика. Для этого выделим диапазон, содержащий все баллы. Перейдем на вкладку Вставка и в группе Спарклайны выберем График.
Появится диалоговое окно Создание спарклайнов. В диапазоне данных будет выделенный нами диапазон значений баллов. Выберем диапазон расположения спарклайнов. Для этого щёлкнем по кнопке с изображением стрелки.
Выделим ячейки, где будут располагаться спарклайны, и снова нажмем на кнопку со стрелочкой.
Нажмем ОК.
Мы получили в ячейках столбца Динамика спарклайны-линии, по которым мы можем видеть динамику изменения баллов по ЕГЭ по каждому предмету. Для спарклайнов можно менять Тип, устанавливать маркеры, выделять максимальное, минимальное, первое и последнее значения, отрицательные точки. Можно менять стиль. Эти параметры находятся на вкладке Конструктор в Работе со спарклайнами.
Мы рассмотрели спарклайны-графики, можно изменить тип Линия на тип Гистограмма. В ячейках появятся столбики значений.
Тип Выигрыш/Проигрыш нужен в том случае, если у нас дана таблица как отрицательных, так и положительных значений.
Рассмотрим таблицу, в которой отражается разница баллов по ЕГЭ между школьными результатами и областными показателями. Минус показывает, что результат школьный ниже областного, а плюс — выше.
В этом случае можно выбрать тип спарклайна Выигрыш/Проигрыш. Установим флажок Показать отрицательные точки. И мы видим, что показатели, которые ниже областных, выделены красным цветом. Цвета настраиваем в группе Стиль.
Минидиаграммы в ячейках таблицы Excel (способ для более ранних версий)
Т.к. спарклайны доступны только в 2010 и более поздних версиях программы, а нам нужно добавить в ячейки диаграммы, то можно использовать функцию Повтор.
Рассмотрим пример, как с помощью этой функции построить минидиаграммы в ячейках.
Нам дан список учащихся и количество заданий, которые они выполнили на контрольной работе.
В столбце Динамика нужно построить диаграммы, отражающие число баллов учащихся.
Для начала перейдем на вкладку Вставка — Символ. Выберем шрифт Wingdings (можно другой) и любой символ этого шрифта, который более всего подойдет для наших диаграмм. Но вставлять символ не будем, выделим его и запомним Код символа. В нашем примере мы взяли черный ромб, его код 116.
Нажмем Закрыть. Выделим ячейку С2. Именно тут будет расположена первая диаграмма. На вкладке Главная выберем шрифт Wingdings (шрифт выбранного символа). И введем в ячейку С2 формулу: =ПОВТОР(СИМВОЛ(116);В2)
В данной формуле первым идет тот символ, который будет повторяться (в нашем случае ромб, его код 116). Символ мы вводим не с клавиатуры, а задаем с помощью кода. После точки с запятой указывается число повторений данного символа. В нашем случае это число равно числу набранных на контрольной работе баллов. После ввода формулы нажимаем Enter.
Мы получили 5 ромбов в ячейке С2. Копируем эту формулу вниз.
Таким образом, мы получили диаграммы в ячейках.
Если в качестве символа диаграммы мы хотим использовать символ с клавиатуры, то нужно ввести формулу: =ПОВТОР(«|»;В2). Команду Символ мы не используем, а в кавычках указываем нужный символ. Получим следующие диаграммы:
Для диаграмм, полученных таким способом, можно установить цвет шрифта. Если поменять число баллов в столбце В, то диаграммы автоматически изменятся. Такая таблица динамическая.
Сортировка и фильтрация данных
Как скрыть формулы, защитить ячейки и организовать проверку данных?
Создание оглавления в MS Office Excel
Если книга Excel содержит такое количество листов, что их названия не помещаются внизу листа, сложно переключаться между листами.
Конечно, можно использовать кнопки перехода между листами или список листов, который появляется при нажатии правой кнопкой мыши на кнопки перехода (активный лист при этом отмечен галочкой). Но мы рассмотрим другой способ переключения между листами — добавление в книгу оглавления и гиперссылок.
Создание списка листов
В самом начале книги добавим еще один лист. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по листу 1 и выберем Вставить.
Переименуем новый лист как Оглавление.
Увеличим ширину столбца А листа Оглавление, чтобы можно было в нем разместить список листов.
В каждую ячейку введем текст: заголовок Оглавление и список листов книги.
Создание гиперссылок для перехода к листам книги
Выделим ячейку А2, в которую введено название первого листа, щелкнем по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем Гиперссылка.
Появится диалоговое окно Вставка гиперссылки. Нам нужно выбрать, с чем связать гиперссылку: Связать с местом в документе. Укажем адрес ячейки, к которой мы перейдем по гиперссылке, в данном случае A1, и выберем место: лист Теоретический материал. Можно ввести текст подсказки, которая будет появляться при наведении указателя мыши на ячейку с гиперссылкой. В качестве подсказки введем текст Лист 1. После выбора параметров нажимаем ОК.
Текст в ячейке изменил свой внешний вид. Это означает, что для него создана гиперссылка. При наведении указателя мыши на него появляется подсказка Лист 1.
Точно так же настроим гиперссылки на другие листы книги. Обратим внимание, что гиперссылка, по которой осуществлялся переход, меняет свой цвет.
Изменение цвета гиперссылки
Если синий и фиолетовый цвета гиперссылок нас не устраивают, можно выбрать свои цвета. Для этого на вкладке Разметка страницы выберем Цвета — Создать новые цвета темы.
Выберем цвета гиперссылки и просмотренной гиперссылки и нажмем Сохранить.
Гиперссылки изменили цвет.
Создание кнопок перехода с листов книги в оглавление
Перейдем на лист Теоретический материал. Выберем Вставка — Фигуры, выберем любую фигуру для создания гиперссылки. Напечатаем текст внутри фигуры — Оглавление.
Выделим фигуру, щелкнем по ней правой кнопкой мыши и выберем Гиперссылка.
Укажем параметры гиперссылки: Связать с местом в документе, перейти на лист Оглавление в ячейку А1. Можно создать подсказку, которая будет появляться при наведении указателя мыши на фигуру. Нажимаем ОК. Гиперссылка для перехода к листу Оглавление создана.
Аналогично можно создать кнопки-гиперссылки на других листах книги.
«Умные» таблицы в MS Office Excel
При создании таблиц в Excel при добавлении новых строк и столбцов нужно следить за форматами данных, вводимых в ячейку, границами и заливкой. При необходимости нужно создавать фильтры, закреплять области и многое другое. На данную работу тратится достаточно много времени. Оказывается, в Excel предусмотрена возможность создания таблиц, в которых вышеперечисленные параметры создаются автоматически. Такие таблицы назвали «умные». Рассмотрим основные возможности таких таблиц и узнаем, как их создать.
Создание умной таблицы (для версии 2007 и более поздних версий программы)
Рассмотрим пример. Дан список учащихся.
Создадим умную таблицу из данного списка. Для этого установим курсор в любую ячейку таблицы. Выберем на вкладке Главная в группе Стили — Форматировать как таблицу. Выберем любой понравившийся стиль оформления.
В диалоговом окне Форматирование таблицы нужно указать область расположения данных. Обратим внимание на то, что программа автоматически определила область с данными, нам нужно только проверить, все ли правильно. Так как наша таблица содержит строку заголовков, установим флажок Таблица с заголовками. Подтвердим выбор кнопкой ОК.
Мы получили оформленную таблицу. Обратим внимание на её правый нижний угол. С его помощью можно увеличить область таблицы — добавить новые строки и столбцы в умную таблицу.
Замечание:
Если таблица изначально имела свое оформление (форматы данных, заливку и т.д.), скорее всего эти параметры придется сбросить, т.к. они могут конфликтовать с параметрами умной таблицы. Чтобы это сделать, нужно выделить ячейки этой таблицы и выбрать Главная — Стили ячеек — Обычный. И только потом создавать умную таблицу.
Но нужно помнить, что потом придется восстанавливать параметры ячеек.
Возможности умной таблицы
1) Параметры стилей таблицы
Рассмотрим вкладку Работа с таблицами — Конструктор (возникает при выделении любой ячейки умной таблицы). Тут можно выбрать параметры стилей таблиц.
1. Строка заголовка. Если убрать флажок, то строки заголовка не будет.
2. Строка итогов. Добавляет строку промежуточных итогов.
3. Чередующиеся строки (Чередующиеся столбцы). Возможность создавать заливку с чередованием для строк (столбцов).
4. Первый столбец (Последний столбец). Возможность выделения текста жирным шрифтом для первого (последнего) столбца или изменения заливки для него.
5. В некоторых версиях доступна кнопка отображения/скрытия фильтра.
2) Автоматическое создание фильтра.
При создании умной таблицы фильтр не нужно устанавливать, он появляется по умолчанию (обратите внимание на стрелки около каждого заголовка таблицы).
3) Закрепление областей.
Данный параметр таблицы тоже не нужно настраивать, т.к. области заголовков в умной таблице закрепляются автоматически.
4) Создание имени таблицы.
Умной таблице можно присвоить имя. Достаточно установить курсор в любую ее ячейку, на вкладке Конструктор выбрать Имя таблицы и ввести его (имя таблицы не должно содержать пробелы, вместо них нужно использовать знак подчеркивания)
Если выбрать Формулы — Диспетчер имён, то имя таблицы будет в списке имен.
5) Выделение столбцов и строк.
Можно выделить столбец не всего листа Excel, а столбец умной таблицы. Для этого нужно щелкнуть мышью между названием столбца А и заголовком умной таблицы (первой ячейкой). Для выделения строки щелкнем мышью между названием строки (6) и первой ячейкой строки.
6) Вычисления в таблице.
Создадим еще один столбец — Сдал на питание. Обратим внимание, что при создании нового столбца рядом с умной таблицей, он автоматически оформляется стилем таблицы. Введем значения в этот столбец. Выделим эти значения и выберем Денежный формат.
Создадим еще два столбца: Стоимость за 1 день и Всего дней.
Вычислим по формуле, сколько дней может питаться первый ученик. Для этого в ячейку G2 будем вводить формулу: =, щёлкнем по ячейке Е2, знак деления, щелкнем по ячейке F2.
Внимательно посмотрим на ту формулу, которая получилась в ячейке:
=[@[Сдал на питание]]/[@[Стоимость за 1 день]]
В этой формуле нет привычных имен ячеек (столбец-строка), каждая ячейка носит название заголовка столбца таблицы, в котором она находится. При нажатии клавиши Enter значение ячейки будет вычислено, но самое интересное, что автоматически будут вычислены значения остальных ячеек в столбце Всего дней.
Можно отменить вычисляемый столбец.
Мы рассмотрели основные возможности умных таблиц, использовать их в своей работе или нет, пользователь должен решить сам. Но знать об их существовании и преимуществах необходимо каждому, кто хочет уверенно пользоваться программой MS Office Excel.
Группировка диапазонов в MS Office Excel
При работе с большими таблицами возникает необходимость скрыть одни данные и работать с другими, а потом их снова раскрыть и скрыть уже другие. Скрывать и раскрывать те или иные данные таблицы позволяет функция группировки.
Рассмотрим следующий пример. Дана таблица успеваемости параллели пятых классов по предметам (четвертные и годовые оценки). Нужно скрыть столбцы с четвертными оценками, чтобы была возможность видеть только годовые, и скрыть учащихся обоих классов, чтобы остался только список классов. Выполним группировку строк и столбцов.
Чтобы скрыть четвертные оценки по русскому языку, выделим столбцы с этими оценками (столбцы D-E). Перейдем на вкладку Данные и выберем Группировать.
Примечание: можно выделять как сами столбцы, так и любой диапазон ячеек в этих столбцах, например, В5, С5, D5, Е5.
Появится окно Группирование, в котором выбираем По столбцам. Над столбцами появится знак группировки.
Аналогично группируем столбцы с четвертными оценками по остальным предметам. Над каждой группой появится знак группировки.
Знак минус позволяет скрыть столбцы группы. Скроем все группы. При этом над каждой группой появились плюсы для раскрытия групп. Таким образом, мы получили таблицу с годовыми оценками учащихся.
В любой момент можно посмотреть четвертные оценки по любому предмету, для этого достаточно кликнуть мышью по знаку «+».
Создадим группы для каждого класса, чтобы можно было скрыть фамилии учащихся. Для этого выделим строки, содержащие фамилии учащихся одного класса (в примере строки 4-8), выберем Данные — Группировать.
Рядом с выделенными строками появится знак группировки.
Аналогично сгруппируем учащихся другого класса.
Мы получили две группы по строкам. Скроем элементы каждой группы нажатием на минусы.
Мы получили небольшую таблицу, элементы которой можно скрывать и раскрывать.
Если всю таблицу нужно разгруппировать, то нужно раскрыть все группы, выделить всю таблицу и выбрать Данные — Разгруппировать.
Для быстрого скрытия (раскрытия) всех групп нужно выделить всю таблицу и нажать кнопку минус (плюс) на вкладке Данные в группе Структура.
Можно изменить расположение знака группировки относительно группы. Для этого в группе Структура щелкнем на стрелке в углу. Откроется окно Настройка расположения итоговых данных.
Если установлены оба флажка, то знаки группировки имеют вид:
Если оба флажка сняты, то знаки группировки имеют вид:
Работа с примечаниями в MS Office Excel
Excel позволяет создавать примечание для ячейки, т.е. текст или изображение для пояснения информации, находящейся в ячейке. Это удобно, когда нужно, чтобы в электронной таблице не было лишнего текста в ячейках, но при этом для некоторых данных необходимы пояснения. Выясним, как создавать примечания, менять их, удалять, какую информацию можно добавлять в них и как распечатывать.
Рассмотрим следующий пример. В ячейки введена формула, каждая буква находится в отдельной ячейке. Нужно создать примечания, поясняющие все величины формулы.
Создание примечания
Чтобы создать примечание к ячейке, нужно ее выделить и воспользоваться одним из следующих способов:
1. На вкладке Рецензирование в группе Примечания выбрать Создать примечание.
2. Щёлкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выбрать Вставить примечание.
3. Выделить ячейку и нажать на клавиатуре сочетание клавиш Shift+F2.
Таким образом, мы получили примечание — прямоугольник, в котором указано имя пользователя и мигает курсор. Можно вводить текст в примечание. Имя пользователя от текста примечания отделяется двоеточием. Имя пользователя можно удалить, ввести другое, если нужно.
Если примечание создано и нужно выйти из его редактирования, надо щелкнуть кнопкой мыши в любом месте листа. В ячейке, для которой создано примечание, в правом верхнем углу появляется красный треугольник. При этом примечание на листе будет скрыто, отображаться оно будет только при наведении указателя мыши на соответствующую ячейку.
Удаление примечания
Чтобы удалить примечание, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выбрать Удалить примечание. Или же выделить ячейку и на вкладке Рецензирование выбрать Удалить.
Редактирование примечания
Чтобы изменить примечание, выделяем ячейку и на вкладке Рецензирование выбираем Изменить примечание (или ЩПКМ по ячейке — Изменить примечание).
Примечание будет показано, можно выделить текст и изменить его параметры на вкладке Главная.
Если щелкнуть правой кнопкой мыши по примечанию и выбрать Формат примечания, то можно настроить параметры всего текста.
Отображение и скрытие примечания
Чтобы отобразить (скрыть) одно примечание, выделяем ячейку — Рецензирование — Показать примечание (Скрыть).
Если выбрано Показать примечание, то оно будет отображаться на листе независимо от того, с какой ячейкой мы работаем. На границе примечания находятся маркеры, с помощью которых можно изменять его размеры (при этом указатель мыши принимает вид двунаправленной стрелки).
Если навести курсор мыши на границу примечания и курсор примет вид четырехнаправленной стрелки, то примечание можно перенести в другое место, но связь с ячейкой не будет потеряна: ячейка со своим примечанием связана стрелкой.
Чтобы отобразить все примечания, которые есть на листе, нужно выбрать Рецензирование — Показать все примечания.
Чтобы все примечания скрыть, Рецензирование — делаем неактивной кнопку Показать все примечания.
Добавление рисунка в примечание
Добавим примечание в виде рисунка к тексту Закон Ома.
Чтобы вставить в примечание рисунок, нужно щёлкнуть по ячейке с примечанием правой кнопкой мыши и выбрать Изменить примечание. Щелкнуть по рамке примечания (обязательно по рамке) и выбрать Формат примечания.
В диалоговом окне Формат примечания перейдем на вкладку Цвета и линии и раскроем выпадающий список Цвет.
Выберем Способы заливки.
В окне Способы заливки откроем вкладку Рисунок и щелкнем по кнопке выбора рисунка.
Укажем путь к нужному рисунку и щелкнем Открыть.
Так как в качестве рисунка в нашем примере выступает портрет ученого, то устанавливаем флажок Сохранять пропорции рисунка — ОК.
Теперь внутри примечания находится рисунок, можно изменить размеры примечания, чтобы рисунок поместился в него. Имя пользователя лучше удалить.
Копирование примечания в другие ячейки
Выделим ячейку, примечание которой нужно скопировать, и скопируем ее любым способом, например, сочетанием клавиш Ctrl+C. Ячейка выделится пунктирной рамкой.
Щелкнем правой кнопкой мыши по ячейке, в которую примечание нужно скопировать. Выберем Специальная вставка. (Для специальной вставки можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Alt+V).
В диалоговом окне Специальная вставка активируем переключатель Примечания —ОК.
Примечание ячейки скопировалось.
Печать примечания
Чтобы распечатать примечания, перейдем на вкладку Разметка страницы — Параметры страницы — Печатать заголовки.
На вкладке Лист раскроем список Примечания. Доступны два способа печати примечаний:
1. В конце листа. При этом способе печати примечания будут напечатаны в конце листа в виде: Адрес ячейки – Имя пользователя – Текст примечания.
Ячейка D3.
Примечание: Татьяна:
Напряжение
2. Как на листе. При таком способе печати примечания будут располагаться на листе на своих местах, как создал пользователь.
Изменения формы примечания
Если нас не устраивает прямоугольник в качестве формы примечания, заданной по умолчанию, и мы хотим задать другую фигуру, то нужно выполнить следующее. Выберем Файл (или кнопка Офис) — Параметры Excel.
Перейдём на вкладку Панель быстрого доступа — Выбрать команды из… — Все команды.
Из списка команд выберем Изменить фигуру (команды расположены в алфавитном порядке). Выделим эту команду и нажмем Добавить — ОК.
Команда Изменить фигуру появилась на панели быстрого доступа. Выделим примечание и выберем любую фигуры для него.
Получим следующее:
Изменение имени пользователя при создании примечаний
Чтобы в примечаниях появлялось нужное имя пользователя, выберем Файл (кнопка Офис) — Параметры Excel — на вкладке Общие введем имя пользователя — ОК.
Сортировка и фильтрация данных - ВИДЕОУРОК
Как скрыть формулы, защитить ячейки и организовать проверку данных?
Создание оглавления
Создание оглавления в MS Office ExcelЕсли книга Excel содержит такое количество листов, что их названия не помещаются внизу листа, сложно переключаться между листами.
Конечно, можно использовать кнопки перехода между листами или список листов, который появляется при нажатии правой кнопкой мыши на кнопки перехода (активный лист при этом отмечен галочкой). Но мы рассмотрим другой способ переключения между листами — добавление в книгу оглавления и гиперссылок.
Создание списка листов
В самом начале книги добавим еще один лист. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по листу 1 и выберем Вставить.
Переименуем новый лист как Оглавление.
Увеличим ширину столбца А листа Оглавление, чтобы можно было в нем разместить список листов.
В каждую ячейку введем текст: заголовок Оглавление и список листов книги.
Создание гиперссылок для перехода к листам книги
Выделим ячейку А2, в которую введено название первого листа, щелкнем по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем Гиперссылка.
Появится диалоговое окно Вставка гиперссылки. Нам нужно выбрать, с чем связать гиперссылку: Связать с местом в документе. Укажем адрес ячейки, к которой мы перейдем по гиперссылке, в данном случае A1, и выберем место: лист Теоретический материал. Можно ввести текст подсказки, которая будет появляться при наведении указателя мыши на ячейку с гиперссылкой. В качестве подсказки введем текст Лист 1. После выбора параметров нажимаем ОК.
Текст в ячейке изменил свой внешний вид. Это означает, что для него создана гиперссылка. При наведении указателя мыши на него появляется подсказка Лист 1.
Точно так же настроим гиперссылки на другие листы книги. Обратим внимание, что гиперссылка, по которой осуществлялся переход, меняет свой цвет.
Изменение цвета гиперссылки
Если синий и фиолетовый цвета гиперссылок нас не устраивают, можно выбрать свои цвета. Для этого на вкладке Разметка страницы выберем Цвета — Создать новые цвета темы.
Выберем цвета гиперссылки и просмотренной гиперссылки и нажмем Сохранить.
Гиперссылки изменили цвет.
Создание кнопок перехода с листов книги в оглавление
Перейдем на лист Теоретический материал. Выберем Вставка — Фигуры, выберем любую фигуру для создания гиперссылки. Напечатаем текст внутри фигуры — Оглавление.
Выделим фигуру, щелкнем по ней правой кнопкой мыши и выберем Гиперссылка.
Укажем параметры гиперссылки: Связать с местом в документе, перейти на лист Оглавление в ячейку А1. Можно создать подсказку, которая будет появляться при наведении указателя мыши на фигуру. Нажимаем ОК. Гиперссылка для перехода к листу Оглавление создана.
Аналогично можно создать кнопки-гиперссылки на других листах книги.
Умные таблицы
«Умные» таблицы в MS Office ExcelПри создании таблиц в Excel при добавлении новых строк и столбцов нужно следить за форматами данных, вводимых в ячейку, границами и заливкой. При необходимости нужно создавать фильтры, закреплять области и многое другое. На данную работу тратится достаточно много времени. Оказывается, в Excel предусмотрена возможность создания таблиц, в которых вышеперечисленные параметры создаются автоматически. Такие таблицы назвали «умные». Рассмотрим основные возможности таких таблиц и узнаем, как их создать.
Создание умной таблицы (для версии 2007 и более поздних версий программы)
Рассмотрим пример. Дан список учащихся.
Создадим умную таблицу из данного списка. Для этого установим курсор в любую ячейку таблицы. Выберем на вкладке Главная в группе Стили — Форматировать как таблицу. Выберем любой понравившийся стиль оформления.
В диалоговом окне Форматирование таблицы нужно указать область расположения данных. Обратим внимание на то, что программа автоматически определила область с данными, нам нужно только проверить, все ли правильно. Так как наша таблица содержит строку заголовков, установим флажок Таблица с заголовками. Подтвердим выбор кнопкой ОК.
Мы получили оформленную таблицу. Обратим внимание на её правый нижний угол. С его помощью можно увеличить область таблицы — добавить новые строки и столбцы в умную таблицу.
Замечание:
Если таблица изначально имела свое оформление (форматы данных, заливку и т.д.), скорее всего эти параметры придется сбросить, т.к. они могут конфликтовать с параметрами умной таблицы. Чтобы это сделать, нужно выделить ячейки этой таблицы и выбрать Главная — Стили ячеек — Обычный. И только потом создавать умную таблицу.
Но нужно помнить, что потом придется восстанавливать параметры ячеек.
Возможности умной таблицы
1) Параметры стилей таблицы
Рассмотрим вкладку Работа с таблицами — Конструктор (возникает при выделении любой ячейки умной таблицы). Тут можно выбрать параметры стилей таблиц.
1. Строка заголовка. Если убрать флажок, то строки заголовка не будет.
2. Строка итогов. Добавляет строку промежуточных итогов.
3. Чередующиеся строки (Чередующиеся столбцы). Возможность создавать заливку с чередованием для строк (столбцов).
4. Первый столбец (Последний столбец). Возможность выделения текста жирным шрифтом для первого (последнего) столбца или изменения заливки для него.
5. В некоторых версиях доступна кнопка отображения/скрытия фильтра.
2) Автоматическое создание фильтра.
При создании умной таблицы фильтр не нужно устанавливать, он появляется по умолчанию (обратите внимание на стрелки около каждого заголовка таблицы).
3) Закрепление областей.
Данный параметр таблицы тоже не нужно настраивать, т.к. области заголовков в умной таблице закрепляются автоматически.
4) Создание имени таблицы.
Умной таблице можно присвоить имя. Достаточно установить курсор в любую ее ячейку, на вкладке Конструктор выбрать Имя таблицы и ввести его (имя таблицы не должно содержать пробелы, вместо них нужно использовать знак подчеркивания)
Если выбрать Формулы — Диспетчер имён, то имя таблицы будет в списке имен.
5) Выделение столбцов и строк.
Можно выделить столбец не всего листа Excel, а столбец умной таблицы. Для этого нужно щелкнуть мышью между названием столбца А и заголовком умной таблицы (первой ячейкой). Для выделения строки щелкнем мышью между названием строки (6) и первой ячейкой строки.
6) Вычисления в таблице.
Создадим еще один столбец — Сдал на питание. Обратим внимание, что при создании нового столбца рядом с умной таблицей, он автоматически оформляется стилем таблицы. Введем значения в этот столбец. Выделим эти значения и выберем Денежный формат.
Создадим еще два столбца: Стоимость за 1 день и Всего дней.
Вычислим по формуле, сколько дней может питаться первый ученик. Для этого в ячейку G2 будем вводить формулу: =, щёлкнем по ячейке Е2, знак деления, щелкнем по ячейке F2.
Внимательно посмотрим на ту формулу, которая получилась в ячейке:
=[@[Сдал на питание]]/[@[Стоимость за 1 день]]
В этой формуле нет привычных имен ячеек (столбец-строка), каждая ячейка носит название заголовка столбца таблицы, в котором она находится. При нажатии клавиши Enter значение ячейки будет вычислено, но самое интересное, что автоматически будут вычислены значения остальных ячеек в столбце Всего дней.
Можно отменить вычисляемый столбец.
Мы рассмотрели основные возможности умных таблиц, использовать их в своей работе или нет, пользователь должен решить сам. Но знать об их существовании и преимуществах необходимо каждому, кто хочет уверенно пользоваться программой MS Office Excel.
Группировка диапаозонов
Группировка диапазонов в MS Office ExcelПри работе с большими таблицами возникает необходимость скрыть одни данные и работать с другими, а потом их снова раскрыть и скрыть уже другие. Скрывать и раскрывать те или иные данные таблицы позволяет функция группировки.
Рассмотрим следующий пример. Дана таблица успеваемости параллели пятых классов по предметам (четвертные и годовые оценки). Нужно скрыть столбцы с четвертными оценками, чтобы была возможность видеть только годовые, и скрыть учащихся обоих классов, чтобы остался только список классов. Выполним группировку строк и столбцов.
Чтобы скрыть четвертные оценки по русскому языку, выделим столбцы с этими оценками (столбцы D-E). Перейдем на вкладку Данные и выберем Группировать.
Примечание: можно выделять как сами столбцы, так и любой диапазон ячеек в этих столбцах, например, В5, С5, D5, Е5.
Появится окно Группирование, в котором выбираем По столбцам. Над столбцами появится знак группировки.
Аналогично группируем столбцы с четвертными оценками по остальным предметам. Над каждой группой появится знак группировки.
Знак минус позволяет скрыть столбцы группы. Скроем все группы. При этом над каждой группой появились плюсы для раскрытия групп. Таким образом, мы получили таблицу с годовыми оценками учащихся.
В любой момент можно посмотреть четвертные оценки по любому предмету, для этого достаточно кликнуть мышью по знаку «+».
Создадим группы для каждого класса, чтобы можно было скрыть фамилии учащихся. Для этого выделим строки, содержащие фамилии учащихся одного класса (в примере строки 4-8), выберем Данные — Группировать.
Рядом с выделенными строками появится знак группировки.
Аналогично сгруппируем учащихся другого класса.
Мы получили две группы по строкам. Скроем элементы каждой группы нажатием на минусы.
Мы получили небольшую таблицу, элементы которой можно скрывать и раскрывать.
Если всю таблицу нужно разгруппировать, то нужно раскрыть все группы, выделить всю таблицу и выбрать Данные — Разгруппировать.
Для быстрого скрытия (раскрытия) всех групп нужно выделить всю таблицу и нажать кнопку минус (плюс) на вкладке Данные в группе Структура.
Можно изменить расположение знака группировки относительно группы. Для этого в группе Структура щелкнем на стрелке в углу. Откроется окно Настройка расположения итоговых данных.
Если установлены оба флажка, то знаки группировки имеют вид:
Если оба флажка сняты, то знаки группировки имеют вид:
Комментариев нет:
Отправить комментарий