понедельник, 13 июля 2015 г.

Формулы


                

                                                            

АБСОЛЮТНЫЕ И ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ

                                                           

ФУНКЦИИ В EXCEL

 

                                                             
   ФУНКЦИИ "ЕСЛИ". Логические функции и или
                                                             

                                                            
Подсказки по функциям И, ИЛИ, ЕСЛИ:






суббота, 11 июля 2015 г.

Условное форматирование ячеек

                             

Выпадающие списки

Выпадающие списки

Электронные таблицы предназначены для работы с большим объемом данных, поэтому пользователи пытаются всячески упросить работу. Например, при вводе данных в ячейку таблицы очень удобно выбирать значение из выпадающего списка, а не вводить каждый раз данные вручную. В школе это может быть класс детей, возраст, год рождения: чтобы каждый раз не писать одно и то же, можно создать в Excel список и выбирать одно из предложенных значений (это, кстати, одна из причин, почему порой лучше пользоваться Excel, а не Word). Рассмотрим на примерах.

Как создать выпадающий список?

В Excel за ввод данных в ячейке отвечает функция (команда) Проверка данных.
Шаг 1. Создадим список значений, которые будем использовать как варианты выпадающего списка. Введем их в столбик где-то вне зоны работы с основной частью таблицы. Например, года рождения учащихся.

Шаг 2. Создадим основную таблицу (если актуально), и определим, в каких ячейках будут выпадающие списки.

В нашем случае ФИО детей будут выводиться в столбце А, а выпадающий список будет напротив каждой фамилии в соответствующей ячейке столбца B: B1, B2, B3 и т.д.
Шаг 3. Сделаем первый выпадающий список.
Для этого щелкнем в первой ячейке, в которой нужно сделать выпадающее меню (в нашем случае это ячейка B1) — на верхней панели Риббон перейдем на вкладку Данные — Проверка данных.

Откроется окно Проверка вводимых значений, в котором мы и сделаем настройки выпадающего списка Excel.

Выбираем Тип данных — Список.

И в Источнике указываем диапазон ячеек, которые будут значениями выпадающего списка (то есть откуда в выпадающем списке будут браться варианты выбора). В нашем случае это столбец H.
Чтобы указать его, нажимаем на кнопку с изображением стрелочки справа от поля Источник.

Окно свернется до полосочки.

И теперь можно выделять мышью диапазон нужных ячеек. Выделив диапазон значений для выпадающего списка, нажимаем кнопку разворачивания окна настройки проверки данных.

Видим, что в Источнике появился выделенный диапазон (в принципе, его адрес можно было вписать вручную в это поле Источник).

Для минимальной настройки выпадающего списка в Excel этого достаточно. Теперь просто нажимаем ОК и в дальнейшем не удаляем столбец со значениями для списка (в нашем случае столбец H). 
Также данные для списка можно писать в Источнике через точку с запятой (по-русски) и через запятую (латинскими символами):

Также в источник можно писать имя нужного диапазона ячеек. Это используется, например, для того, чтобы список значений хранить на другом листе (см. инструкцию ниже).

Как пользоваться выпадающим списком Execl?

Теперь в выбранной на шаге 3 ячейке появился выпадающий список, но, если ячейка не активна, его не видно.

Но если щелкнуть мышью в ячейке, то справа от нее появится стрелочка, при нажатии на которую появляется выпадающее меню.

Можно выбирать любое значение из списка.
Шаг 4. Создаем такие же списки в других ячейках.
Вовсе не обязательно в каждой ячейке выполнять такую настройку, на выпадающие списки распространяются все правила ввода значений и копирования формул.
Чтобы сделать такой же список в нескольких ячейках столбца В, а не только в ячейке B1, выделите ту ячейку, в которой уже есть настроенный выпадающий список. Наведите курсор на правый нижний угол ячейки так, чтобы он принял форму маленького черного крестика. В этот момент нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, потяните вниз на нужное количество ячеек. Во всех этих ячейках также будут настроены списки.
Таким образом можно очень быстро заполнить таблицу однотипными данными.

Дополнительные настройки выпадающего списка

Дополнение 1. Подсказка при вводе данных в таблицу

Для упрощения работы пользователя с выпадающим списком можно выводить подсказки для него — для этого используется вкладкаСообщение для ввода при создании списка. Укажите заголовок и само сообщение, и оно будет отображаться в Excel, если ячейка со списком будет активной:


Дополнение 2. Сообщение об ошибках

Выпадающий список может жестко ограничивать данные, которые пользователь вводит в таблицу (ведь список создается именно в окне Проверка данных) — то есть пользователь может выбирать только одно значение из списка, но не вводить свое. При неверном вводе данных в ячейку со списком появляется сообщение об ошибке.

Можно настроить это сообщение при создании или редактировании выпадающего списка во вкладке Сообщение об ошибке.
По умолчанию сообщение об ошибке не дает ввести другие данные — Вид Останов. Но можно также выбрать Предупреждение иСообщение, которые разрешают ввод иных значений в ячейку.


ЧаВо

— Как удалить данные из ячейки, если в ней выпадающий список, а нужно сделать пустую ячейку.
— Нужно щелкнуть по ячейке и нажать клавишу DEL.
— Как добавить в список новые значения для выбора или удалить ненужные?
— Для этого нужно отредактировать список значений списка (в нашем случае в столбце Н) и заново выбрать диапазон значений в окне Настройка вводимых значений.
— Как вообще удалить выпадающий список, а не только одно значение?
— Зайдите Данные — Проверка данных — Тип данных: Любое значение.

— Как сделать выпадающий список с данными, расположенными на другой странице?
— Ранее мы говорили, что удобно использовать несколько листов Excel для разных данных, например, для основной таблицы использовать Лист1, а для всех данных, из которых формируются выпадающие списки, можно использовать Лист 2.

Как сделать выпадающий список из данных, расположенных на другом листе? Нужно диапазону с вариантами выпадающего списка присвоить имя (Выделить диапазон — Формулы — Присвоить имя).


А затем на Шаге 3 в качестве источника указать это имя диапазона.

Таким образом можно делать, если значения для выпадающего списка находятся на том же или другом листе, что и сам список.

                    

Урок 7

Урок 7. Закрепление областей


                    

Урок 5

Формат данных в ячейке

Что такое формат данных? Как можно использовать его в работе?
Введём в ячейку С3 число 10000. Щёлкнем правой кнопкой мыши по этой ячейке и в контекстном меню выберем Формат ячеек.

Откроется диалоговое окно Формат ячеек. Перейдем на вкладку Число. По умолчанию установлен формат Общий.


Числовой формат

Для числового формата можно установить число знаков после запятой. Для этого выберем формат Числовой и укажем число десятичных знаков 2.



Обратим внимание, как изменилось при этом значение ячейки С3. В строке формул значение по-прежнему равно 10000, а в ячейке значение стало иметь вид 10000,00.


Для удобства можно установить флажок Разделитель групп разрядов. При этом значение в ячейке будет иметь вид (появилось расстояние в числе между тысячами):


Для увеличения/уменьшения числа знаков после запятой можно использовать кнопки на вкладке Главная



Денежный формат

Если для ячейки установить денежный формат, то получим значение в ячейке 10000р., в строке формул по-прежнему 10000.
При выборе денежного формата можно выбрать любую валюту.


Денежный формат дублируется на вкладке Главная в группе Число.

ВАЖНО

Если Вы работаете в таблице с денежным форматом, нельзя вводить наименование валюты вручную, потому что данное значение Вы потом не сможете использовать при вычислении.
Нужно понимать следующую особенность программы: по умолчанию текст в ячейке выравнивается по левому краю, а число – по правому.



При математических вычислениях можно использовать только числа.

Формат Дата

При выборе формата Дата в ячейку вводим нужную дату, например, 08.07.2015. Тип написания даты можно задать по желанию. Тогда значение в строке формул будет таким, каким мы его ввели с клавиатуры, а значение в ячейке — согласно выбранному типу.


Формат времени
Данный формат схож с форматом Дата.

Процентный формат

При использовании этого формата значение ячейки умножается на 100 и появляется знак процента.
Остальные форматы используются для решения более узких задач.

Автоматический ввод десятичных знаков

Если приходится работать с документом, в котором во всех числах стоит определенное число знаков после запятой, то можно настроить программу так, чтобы при вводе любого числа происходило автоматическое отделение последних чисел запятой. Например, чтобы получить число 12,45, нужно ввести с клавиатуры 1245, а программа сама отделит запятой два знака с конца. Как же выполнить такие настройки.

Если используется MS Office Excel 2003, то выбираем СервисПараметры, в диалоговом окне открываем вкладку ПравкаФиксированный десятичный формат при вводе — указываем число знаков.

Для более поздних версий MS Office Excel нажимаем кнопку Office (или Файл), ПараметрыДополнительноАвтоматическая вставка десятичной запятойЧисло знаков после запятой.


Примечание

При выполнении практических работ обязательно учитывайте форматы вводимых данных.

       
                  

Урок 4

Урок 4. Работа с листами книги Excel

Электронная таблица — это книга, состоящая из нескольких листов. По умолчанию создается книга, содержащая три листа.


Операции с листами
Если щелкнуть правой кнопкой мыши по названию листа (ярлычок листа), то появится контекстное меню.


Рассмотрим операции, которые можно выполнять с листами электронной таблицы.

1.     Добавление листа

Чтобы вставить в книгу новый лист, достаточно в контекстном меню выбрать Вставить.
Другой способ добавления листа: щёлкнуть левой кнопкой мыши (ЩЛКМ) по кнопке, расположенной справа от ярлычка последнего листа книги.


2.     Удаление листа

Чтобы удалить лист, щёлкнем правой кнопкой мыши (ЩПКМ) по его ярлычку и выберем Удалить.

3.     Изменение названия листа

Чтобы изменить название, выберем в контекстном меню Переименовать или два раза ЩЛКМ по ярлычку листа, оно выделится, введем свое название.

4.     Перемещение (копирование) листа

В контекстном меню выберем Переместить или скопировать. Появится одноимённое диалоговое окно. В нём укажем место, куда лист будет перемещён. Если нужно скопировать лист, установим флажок Создать копиюОК.



Можно перемещать листы и другим способом, просто перетаскивая их ярлычки левой кнопкой мыши.
5.     Изменение цвета ярлычка листа

В последних версиях MS Excel есть возможность менять цвет ярлычков листов. Для этого нужно в контекстном меню выбрать Цвет ярлычка.

6.     Защита листа

Лист можно защитить от изменений, эта операция будет рассмотрена в другом уроке.

7.     Скрытие листа

Лист можно скрыть или выполнить обратную операцию – показать. Эта тема тоже будет рассмотрена в другом уроке


Переход между листами

Возникают ситуации, когда в электронной таблице большое количество листов и их ярлычки не умещаются внизу.


В этом случае можно перемещаться между листами с помощью кнопок, расположенных слева от ярлычков листов.



Первая переводит к первому листу книги (в начало), вторая — к предыдущему, третья — к следующему, четвертая — к последнему (в конец книги).
Для перехода между листами можно использовать горячие клавиши:
Ctrl+PgUp — предыдущий лист,
Ctrl+PgDn — следующий лист.

Следующий урок

Урок 3. Ввод последовательностей в MS Excel

Excel позволяет вводить последовательности автоматически. Выясним, в чем заключается функция автозаполнения ячеек. Для этого рассмотрим несколько видов последовательностей.

1.     Числовые последовательности
  • Чтобы пронумеровать ячейки, можно вводить номера вручную. А можно использовать автозаполнение. Для автоматического ввода номеров напечатаем в ячейке А1 число 1, в ячейке А2 число 2. Выделим обе ячейки. Обратим внимание, что в правом нижнем углу ячейки А2 появился черный квадратик – это маркер заполнения.

Если навести на него курсор мыши, то курсор примет вид чёрного крестика. Нажатой на маркер заполнения левой кнопкой мыши тянем вниз. Рядом с курсором появляется значение, которое будет введено в последнюю ячейку, если отпустить кнопку мыши.

  •  Если в ячейку А1 ввести значение 1, а потом нажать на клавиатуре клавишу Ctrl и за маркер заполнения этой ячейки потянуть вниз, то значения следующих ячеек будут увеличиваться на 1.
  • Чтобы ввести последовательность нечетных чисел (шаг увеличения чисел равен 2), введем в ячейку А1 число 1, а в ячейку А2 число 3. Далее выделим обе ячейки и за маркер заполнения потянем вниз. Мы получим последовательность чисел 1, 3, 5, 7 и т.д.
  • Аналогично можно получить последовательность чётных чисел, для этого нужно ввести числа 2 и 4 (шаг равен 2)
  • Ввод арифметической (геометрической) прогрессии. Для создания арифметической прогрессии введем в ячейку А1 значение первого члена прогрессии. На вкладке Главная в группе Редактирование выберем команду ЗаполнитьПрогрессия.

В диалоговом окне Прогрессия можно установить параметры: Расположение, Тип прогрессии, Шаг, Предельное значение.

Если выбрать расположение по столбцам арифметической прогрессии с шагом 5 и предельным значением 25 (при этом в ячейке А1 введено значение 2, а сама ячейка выделена), то получим следующее заполнение:
 
Примечания:
  • Автозаполнение можно использовать не только по столбцам, но и по строкам. Для этого нужно вводить начальные значения в сроке и перетаскивать маркер заполнения не вниз, а вправо.
  • Если нужно заполнять последовательность чисел в порядке возрастания, то маркер нужно перетаскивать вниз или вправо. Если в порядке убывания – вверх или влево.
2.     Последовательность дней недели.
Чтобы ввести последовательность дней недели, достаточно в первую ячейку ввести Понедельник и потянуть за маркер заполнения этой ячейки в нужном направлении.



3.     Последовательность Месяцы
Точно так же, как и во втором примере (последовательность дней недели), можно получить последовательность месяцев, введя в первую ячейку нужный месяц (например, Январь)

4.     Последовательность дат
Введя в ячейку дату (например, 20.06.2015), можно получить последовательность дат.

5.     Повторение последовательности
Если в ячейки А1, А2, А3 введены числа 1, 2, 3 соответственно и мы хотим, чтобы эта последовательность повторялась, выделим эти ячейки и при нажатой клавише Ctrl за маркер заполнения протянем вниз (или вправо), то мы получим последовательность 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3…

Примечание
При использовании функции автозаполнения рядом с диапазоном появляется кнопка Параметры автозаполнения. При нажатии на неё можно выбрать нужный вариант.
В качестве примера введем в ячейку значение 1, за маркер заполнения протянем вниз. Обратим внимание, какой результат будет, если выбрать каждый из вариантов автозаполнения:

1)    Копирование ячейки – все значения равны 1.
2)    Заполнить – получим прогрессию с шагом 1.
3)    Заполнить только форматы – не будет значений, можно использовать при копировании форматирования ячеек, когда нужно, чтобы значения ячеек не изменились.
4)    Заполнить только значения – все значения равны 1, при этом форматирование ячейки не копируется.

6.     Создание своего списка автозаполнения
Если нужно создавать таблицы, содержащие или одни и те же наименования товаров, или список класса, или другие последовательности, чтобы не вводить каждый раз эти значения вручную, можно создать свой список автозаполнения.

Если используется Excel версии 2003, то нужно выбрать меню СервисПараметрыСпискиНовый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем ДобавитьОК.

Если используется Excel версии 2010, то нужно выбрать ФайлПараметрыДополнительно — в Общие Изменить спискиНовый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем ДобавитьОК.

Если используется Excel версии 2007, то нужно выбрать ФайлПараметрыОсновные — в Основные параметры Изменить спискиНовый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем ДобавитьОК.



После создания своего списка автозаполнения достаточно в нужную ячейку таблицы ввести первое значение из списка (в примере Иванов Антон) и протянуть маркер заполнения ячейки в нужном направлении.

Важно
Если маркер заполнения отсутствует, то нужно настроить Excel так, чтобы маркер отображался.
Для этого, если Вы используете версию 2003, выбираем Сервис — Параметры — на вкладке Параметры устанавливаем галочку Перетаскивание ячеек.
Если Вы используете версию 2007 или 2010, Файл (кнопка Офис) — ПараметрыДополнительноРазрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеекОК.


7.     Ввод данных экспресс-методом


Если таблица содержит в нескольких ячейках одинаковые данные, для быстрого ввода этих данных можно использовать экспресс-метод.

Используя клавишу Ctrl, выделим ячейки, в которые нужно ввести одинаковые значения.

 
В строку формул введем нужное значение и нажмем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Enter. Все выделенные ячейки автоматически заполнятся нужными данными.